Pierwszy poniedziałek miesiąca. Pani Iwona z działu sprzedaży wrzuca do chatbota ten sam eksport co zawsze i zadaje to samo pytanie co zawsze: "ile sprzedaliśmy netto w poprzednim miesiącu, bez zwrotów".
W marcu wyszło 412 380 zł. W kwietniu chatbot uznał, że zwroty to te wiersze z minusem. W maju, że te z literką "Z" w kolumnie statusu. W czerwcu odjął jedno i drugie, więc zwroty zostały odjęte dwa razy i firma zanotowała najgorszy czerwiec od czasów pandemii. Zarząd zdążył zwołać spotkanie kryzysowe, zanim ktoś zajrzał do pliku.
Tymczasem gdzieś obok leży zwykła formuła SUMA.WARUNKÓW. Która od pierwszego dnia robi dokładnie to samo. Bez nastroju, bez interpretacji, bez kreatywnego podejścia do literki "Z".
Przez ostatnie cztery rozdziały namawiałem Cię, żebyś wrzucał tabele do chatbota. Teraz będę trochę hamował. Bo są rzeczy, do których chatbot nadaje się świetnie i są takie, przy których Excel, stary, nudny i szary, wygrywa.
Zasada podstawowa. Jeżeli coś można zrobić tradycyjnymi metodami i nie wymaga to więcej nakładów niż użycie AI to używajmy deterministycznych metod.
Kalkulator z humorami
Formuła w Excelu jest jak tramwaj. Jedzie po szynach. Ta sama trasa, te same przystanki, o 7:42 na pętli. Nudne. Ale jak wsiądziesz dziś i za rok, dojedziesz w to samo miejsce.
Chatbot jest jak taksówkarz, który zna miasto na pamięć. Dowiezie Cię, często szybciej niż tramwaj, czasem wymyśli skrót, o którym nie miałeś pojęcia. Tylko za każdym razem jedzie trochę inną drogą. I nie zawsze mówi, którędy.
To wynika z tego, jak działa model językowy (była o tym już mowa). Za każdym razem układa odpowiedź od nowa. Nawet kiedy liczy kodem, jak w 5.4, to kod pisze od nowa. Nie poinstruowany odpowiednio dziś uzna, że pusta komórka to zero. Jutro, że pusty wiersz trzeba pominąć. Obie decyzje są rozsądne. Tylko dają różne wyniki.
Weźmy pytanie "jaka jest średnia wartość zamówienia". Z anulowanymi czy bez? Z zamówieniami za zero złotych, które handlowiec wpisał jako "próbki-gratis", czy bez? Ty masz odpowiedź w głowie, tylko jej nie napisałeś. Chatbot jej w głowie nie ma, więc dobierze ją sam. Dziś tak, jutro trochę inaczej. Każde zostawione w pytaniu miejsce na interpretację zostanie wykorzystane i to bez pytania Cię o zdanie.
Excel z tego miejsca nie skorzysta nigdy. W tym wypadku to zaleta.
Gdzie chatbot wygrywa w cuglach
Pytanie jednorazowe. Szef w firmowej kuchni, pytanie, na które odpowiedź potrzebna jest dziś, a za tydzień nikt o niej nie będzie pamiętał. Budowanie do tego tabeli przestawnej to jak kupowanie wiertarki, żeby wywiercić jedną dziurę. Pożycz od sąsiada.
Rozpoznanie terenu. Dostajesz plik, którego nie znasz i nie wiesz jeszcze, czego szukać. "Znajdź w tych danych rzeczy, które wyglądają dziwnie" to pytanie, którego w Excelu nie zadasz, bo Excel nie wie, co to znaczy "dziwnie". Musiałbyś mu to rozpisać na warunki. A skoro umiesz rozpisać, to już wiesz, czego szukasz.
Bałagan. Tabela z maila, z PDF-a, ze zdjęcia kartki przyklejonej do lodówki. O tym był cały rozdział. Excel na widok takiego materiału robi to, co robi zawsze. Wkleja wszystko do kolumny A i czeka, aż coś wymyślisz.
Pytanie zadane po ludzku. "Którzy klienci kupowali regularnie, a od trzech miesięcy cisza?" W Excelu to jest godzina z kolumnami pomocniczymi. W chatbocie jedno zdanie.
Gdzie Excel siedzi spokojnie i czeka, aż wrócisz
Wszystko, co robisz co miesiąc. Raport, który w tej samej formie idzie do tej samej osoby. Tu przewidywalność jest wartością sama w sobie. Jak odbiorca raportu zobaczy spadek, ma to być spadek sprzedaży, a nie zmiana humoru modelu.
Liczby, które ktoś podpisze. Faktury, rozliczenia, wypłaty premii, cokolwiek, co trafia do księgowości, do urzędu albo do umowy. Tam grosz jest groszem, a pytanie "skąd ta kwota" musi mieć odpowiedź, którą da się pokazać palcem. W Excelu klikasz komórkę i widzisz formułę. W chatbocie masz rozmowę sprzed trzech tygodni, której już nie możesz znaleźć.
Plik, który żyje. Dane dopisywane co tydzień, poprawiane, uzupełniane przez trzy osoby. Arkusz z formułami przelicza się sam, jak ktoś dopisze wiersz. Wynik z chatbota jest zdjęciem stanu z chwili, w której wrzuciłeś plik. Następnego dnia jest już nieaktualny, choć dalej wygląda bardzo przekonująco.
Duże dane. W 5.4 była mowa o stu tysiącach wierszy, które nie wejdą do czatu. Excel w formacie .xlsx łyka ponad milion wierszy na arkusz (dokładnie 1 048 576, jakby ktoś pytał). Przy takich rozmiarach też się zadyszy, ale przynajmniej nie urwie analizy w połowie zdania.
I dane, których nie powinno być w chmurze. Lista płac, baza klientów z telefonami, wyniki badań okresowych. Excel na Twoim dysku liczy u Ciebie. Chatbot liczy u kogoś.
Excel też potrafi narozrabiać
Żeby nie było, że stawiam Excelowi pomnik.
W październiku 2020 roku w Anglii zniknęło prawie 16 tysięcy pozytywnych wyników testów na COVID. Public Health England zbierało dane w starym formacie .xls, który ma limit 65 536 wierszy. Plik się zapełnił, a nadmiarowe wiersze po prostu nie weszły. Bez komunikatu, bez alarmu. Tysiące osób, które miały kontakt z zakażonymi, nie dostały na czas telefonu.
Jeszcze piękniejsza historia pochodzi z genetyki. Excel ma zwyczaj rozpoznawania dat wszędzie, gdzie tylko może. Gen o nazwie MARCH1 zamieniał na 1 marca. SEPT1 na 1 września. Naukowcy latami wklejali listy genów do arkuszy i latami dostawali kalendarz. Aż w 2020 roku komitet, który nadaje genom oficjalne nazwy, zmienił nazwy 27 ludzkich genów. MARCH1 to dziś MARCHF1.
Zatrzymajmy się tu na chwilę. Ludzkość zmieniła nazewnictwo własnego DNA, bo łatwiej było przekonać genetyków niż Microsoft. Jeśli kiedyś ktoś Ci powie, że AI przejmie władzę nad światem, powiedz mu, że Excel zrobił to już w 2020 i nikt nie protestował.
Morał jest prosty. Excel robi błędy powtarzalne. Chatbot robi błędy kreatywne. Powtarzalny błąd znajdziesz raz i naprawisz na zawsze. Kreatywny musisz łapać za każdym razem od nowa.
Chatbot jako korepetytor od Excela
A teraz najlepsza część. Nie musisz wybierać.
Najbardziej niedoceniany sposób łączenia jednego z drugim wygląda tak: prosisz chatbota o formułę zamiast o wynik. On wymyśla, Excel liczy. Taksówkarz rysuje Ci trasę, a jedziesz tramwajem.
Mam w Excelu arkusz "Sprzedaż".
Kolumna A: data zamówienia
Kolumna C: nazwa klienta
Kolumna F: kwota netto
Kolumna H: status (wartości "OK", "ZWROT", "ANULOWANE")
Napisz formułę, która policzy sumę kwot netto za wrzesień 2026,
tylko dla statusu "OK".
Używam polskiej wersji Excela.
Nie licz niczego sam. Daj mi formułę i wyjaśnij,
co robi każdy jej kawałek.
Zdanie o polskiej wersji nie jest tam dla ozdoby. Chatboty z przyzwyczajenia podają formuły po angielsku: SUMIFS, VLOOKUP, IF. Polski Excel chce SUMA.WARUNKÓW, WYSZUKAJ.PIONOWO i JEŻELI. A do tego argumenty oddziela średnikami, bo przecinek jest u nas zajęty przez złotówki i grosze. Wkleisz angielską formułę do polskiego Excela i dostaniesz komunikat o błędzie tak uprzejmy, że aż podejrzany.
Formułę sprawdzasz raz. Na małym wycinku, gdzie wynik znasz, bo policzyłeś ręcznie. Działa? Od teraz działa zawsze. W marcu, w kwietniu, w czerwcu. Pani Iwona może spać spokojnie.
Działa to też w drugą stronę. Każdy, kto przejął plik po poprzedniku, zna ten widok. Komórka, a w niej coś takiego:
=JEŻELI(CZY.BŁĄD(WYSZUKAJ.PIONOWO(C2;Klienci!$A:$F;4;FAŁSZ));"brak";JEŻELI(WYSZUKAJ.PIONOWO(C2;Klienci!$A:$F;4;FAŁSZ)>50000;"VIP";"standard"))
Autor odszedł z firmy w 2021. Nikt nie wie, co to robi, ale wszyscy boją się to ruszyć, bo "jak ruszysz, to się raport rozsypie". Takie formuły mają w firmach status podobny do przewodów w starej kamienicy. Działa, nie dotykaj.
Wklejasz do chatbota i piszesz:
Wyjaśnij mi tę formułę krok po kroku, jak osobie,
która zna Excela na poziomie sumowania kolumny.
Potem zaproponuj prostszą wersję, która robi to samo.
Zwykle w odpowiedzi dostajesz dwie rzeczy. Wyjaśnienie, po którym robi się trochę głupio, że się tego bałeś. I propozycję, żeby zamiast tego użyć X.WYSZUKAJ, które zajmuje połowę miejsca.
Trzecia opcja: chatbot może Ci zrobić cały plik. Claude i ChatGPT potrafią wygenerować gotowy arkusz .xlsx do pobrania. Tylko dopisz jedno zdanie, bez którego efekt bywa rozczarowujący:
W komórkach z wynikami mają być formuły, nie wpisane liczby.
Bez tego dostajesz arkusz, który wygląda jak arkusz, ale w środku ma liczby wpisane na sztywno. Zmienisz coś w danych i nic się nie przeliczy. To taki Excel z tektury. Na zdjęciu wygląda jak prawdziwy.
Trzy pytania na rozstaju dróg
Kiedy stoisz z plikiem w ręce i nie wiesz, w którą stronę iść, zadaj sobie trzy pytania.
Czy będę to robić więcej niż raz? Jeśli tak, chatbot ma Ci pomóc zbudować rozwiązanie w Excelu. Formułę, szablon, tabelę przestawną. Liczy potem Excel.
Czy ktoś będzie sprawdzał te liczby co do grosza albo je podpisze? Jeśli tak, wynik musi dać się prześledzić palcem od komórki do źródła. Chatbot może pomóc, ostatnie słowo należy do arkusza.
Czy w pliku jest coś, czego nie wysłałbym mailem obcej osobie? Jeśli tak, albo wycinasz te kolumny, albo zostajesz w Excelu na swoim dysku.
Trzy razy "nie"? Wrzucaj do chatbota śmiało i pytaj, jak Ci się podoba. Po to jest.
Ja sam mam jeszcze jedną regułę, całkiem prywatną. Jeśli tłumaczę chatbotowi to samo pytanie po raz trzeci w tym miesiącu, to znak, że powinienem był zrobić formułę dwa razy temu.
Spróbuj sam
Weź jedno zestawienie, które robisz regularnie. Raport miesięczny, podsumowanie godzin, rozliczenie delegacji. Coś, co liczysz ręcznie albo wrzucasz za każdym razem do chatbota.
Otwórz dwie nowe rozmowy. W obu wrzuć ten sam plik i zadaj to samo pytanie o wynik. Porównaj odpowiedzi i sprawdź, czy chatbot w obu przypadkach tak samo rozumiał Twoje pytanie.
Potem trzecia rozmowa. Opisz kolumny, podaj, że masz polskiego Excela i poproś o formułę zamiast wyniku. Wklej ją do arkusza. Sprawdź na kilku wierszach, które policzysz sam.
Pięć minut teraz. W przyszłym miesiącu zero, bo formuła już tam będzie.
W następnym rozdziale zmieniamy kierunek: zamiast nosić pliki do chatbota, sprawdzimy, jakie AI siedzi już w Twoim Excelu, Wordzie i Google Workspace.