Trzy oferty na to samo. Każda na dwanaście stron, każda zbudowana zupełnie inaczej. Pierwsza ma cenę na stronie 2, druga chowa ją w tabelce na 9, trzecia pisze "wycena indywidualna po analizie potrzeb" i tyle z niej masz.
To nie przypadek. Handlowiec, który układa ofertę tak, żeby dała się łatwo zestawić z konkurencją, sam sobie strzela w kolano. Bałagan jest tu funkcją, nie błędem.
I dokładnie dlatego to zadanie dla maszyny. Człowiek czytający trzeci dokument nie pamięta już warunków płatności z pierwszego. Ma na to sposób: notatki na marginesie, kartka, tabelka w Excelu. Zajmuje mu to mnóstwo czasu. Chatbot robi to samo w minutę.
Najgorsze pytanie, jakie możesz zadać
"Załączam trzy oferty. Która jest najlepsza?"
Dostaniesz odpowiedź. Konkretną, pewną siebie, z uzasadnieniem. Problem w tym, że maszyna nie ma pojęcia, co dla Ciebie znaczy "najlepsza". Nie wie, czy szukasz taniej, czy szybko. Nie wie, że masz sparzenie po poprzednim dostawcy i termin obchodzi Cię bardziej niż dziesięć procent ceny.
Więc zgadnie. Zwykle wygra ta oferta, która jest najlepiej napisana. Ładne zdania, przejrzysta struktura, dużo konkretów. Czyli firma z lepszym copywriterem, niekoniecznie z lepszą usługą.
Kryteria wybierasz Ty. To jedyna część tej roboty, której nie da się oddać.
Tabela zamiast opowieści
Poproś o zestawienie, nie o opinię. Kolumna to dokument, wiersz to kryterium, w środku fakt.
Załączam trzy oferty na wdrożenie systemu (Alfa, Beta, Gamma).
Zrób tabelę porównawczą. Wiersze:
- cena netto za całość
- co jest w cenie, a co dopłacane osobno
- termin realizacji
- warunki płatności (zaliczka, raty, terminy)
- okres gwarancji i co obejmuje
- kary za opóźnienie po stronie wykonawcy
- warunki wypowiedzenia
Jeśli czegoś w danej ofercie nie ma, wpisz "BRAK W DOKUMENCIE".
Nie uzupełniaj z własnej wiedzy i nie zgaduj.
Nie oceniaj, która oferta jest lepsza. Tylko fakty.
To "BRAK W DOKUMENCIE" jest tu ważne. Bez niej chatbot wypełni pustą komórkę czymś prawdopodobnym, bo tak został wytresowany: ma odpowiadać, nie milczeć. Nie chcemy nieistniejących danych. Tylko "fakty autentyczne".
I zauważ, że nie proszę o ocenę. Najpierw fakty na stole. Ocena to osobna rozmowa, którą prowadzisz po tym, jak zobaczysz tabelę.
Puste komórki są najciekawsze
Kiedy tabela już stoi, przeskanuj ją wzrokiem i poszukaj dziur.
Oferta Alfa milczy o karach za opóźnienie. Beta nie mówi, co obejmuje gwarancja. Gamma pomija warunki wypowiedzenia.
Cisza w dokumencie handlowym rzadko bywa niedopatrzeniem. To rzeczy, o których druga strona wolałaby porozmawiać później, najlepiej po podpisie. Twoje pytania na spotkanie właśnie się napisały same.
Dobre pytanie na drugi krok:
Na podstawie tej tabeli wypisz mi po 3 pytania do każdego oferenta.
Skup się na tym, czego w jego ofercie brakuje albo co jest niejasne.
Nazwij pliki, zanim je wrzucisz
Trzy pliki nazwane oferta_final.pdf, oferta_final_2.pdf i oferta_FINAL_poprawiona.pdf to prośba o katastrofę. Chatbot pomiesza, który jest który, i przypisze cenę z jednej firmy do terminów z drugiej. Zdarza się to częściej, niż byś chciał.
Zmień nazwy na Alfa.pdf, Beta.pdf, Gamma.pdf, a w prompcie napisz wprost, który jest który. Piętnaście sekund roboty, a odpada cała klasa błędów.
Przy dłuższej rozmowie warto też co jakiś czas sprawdzić, czy maszyna nadal trzyma się dokumentów: "podaj mi dokładny fragment oferty Beta, z którego wynika ten termin". Jeśli zacytuje coś, czego w pliku nie ma, wiesz, że reszta odpowiedzi też jest do wyrzucenia.
Dwie wersje tej samej umowy
Osobny przypadek i chyba najczęstszy w biurze. Wysłałeś swoje uwagi, wróciła "wersja po poprawkach". Teoretycznie zmienili trzy rzeczy.
Załączam dwie wersje tej samej umowy: WERSJA_1 (moja) i WERSJA_2 (od kontrahenta).
Wypisz wszystkie różnice, punkt po punkcie.
Przy każdej napisz: co konkretnie się zmieniło i kto na tym zyskuje.
Osobno zaznacz zmiany, które wyglądają na kosmetyczne, a zmieniają sens.
Ta ostatnia linijka jest cenna. Najgroźniejsze poprawki nie wyglądają groźnie. "Wykonawca dołoży starań" zamiast "Wykonawca zapewni" to jedno słowo różnicy i całkiem inna umowa. Człowiek przy dziesiątej stronie zwyczajnie tego nie zauważy, bo mózg czyta to, czego się spodziewa.
CV, czyli gdzie robi się nieprzyjemnie
Porównywanie kandydatów kusi najbardziej i tu radzę największą ostrożność, z dwóch powodów.
Pierwszy jest praktyczny. Chatbot porównuje to, co jest napisane, nie to, jak ktoś pracuje. Wygra osoba, która lepiej opisała swoje osiągnięcia. Świetny specjalista z suchym, jednostronicowym CV przegra z kimś, kto ma talent do autoprezentacji. Jeśli już to robisz, pytaj o twarde rzeczy: ile lat w danej technologii, jakie projekty, jakie przerwy w zatrudnieniu. Nie pytaj "kto lepiej pasuje do zespołu", bo maszyna zmyśli odpowiedź w oparciu o styl pisania.
Drugi jest poważniejszy. CV to dane osobowe. Imię, nazwisko, adres, data urodzenia, czasem zdjęcie. Wrzucasz je na cudze serwery, często poza Europę i robisz to bez wiedzy kandydata. RODO ma na ten temat sporo do powiedzenia, a Twój dział prawny jeszcze więcej. Wróci to w innym module kursu w szerszej wersji, ale zapamiętaj już teraz: przed wrzuceniem CV usuń dane identyfikujące albo tego nie rób wcale.
Do tego dochodzi rzecz, o której się mało mówi. Model wytrenowany na tekstach z internetu przynosi ze sobą wszystkie uprzedzenia, które w tych tekstach siedziały. Przy rekrutacji to nie jest teoretyczny problem.
Czego nie wolno brać na wiarę
Trzy rzeczy sprawdzasz w oryginale, zawsze, niezależnie od tego, jak przekonująco brzmi tabela.
Liczby z tabel w PDF-ie. Pisałem o tym w 5.2: tabela w PDF-ie bywa tylko obrazkiem tabeli, a pod spodem to porozrzucane cyfry. Kolumny potrafią się pomieszać i nagle cena z pozycji trzeciej ląduje przy pozycji piątej.
Daty i terminy. "30 dni od podpisania" i "30 dni roboczych od dostarczenia dokumentacji" wyglądają w streszczeniu prawie tak samo. W kalendarzu różnią się o półtora miesiąca.
Cytaty z paragrafów. Jeśli chatbot powołuje się na punkt 7.3, otwórz ten punkt. Zwykle będzie się zgadzać. To "zwykle" jest właśnie powodem, dla którego sprawdzasz.
Maszyna zestawia i zawęża. Wybierasz Ty, i to Ty podpisujesz.
Spróbuj sam
Znajdź dwa dokumenty, które kiedyś porównywałeś ręcznie. Dwie oferty, dwie wersje regulaminu, dwa cenniki, cokolwiek leży w mailu.
Wrzuć oba, wypisz pięć kryteriów, które Cię obchodzą i poproś o tabelę z zakazem zgadywania. Potem zapytaj o puste pola.
Może zobaczysz coś, czego za pierwszym razem nie zauważyłeś.