Piątek, 16:50. Reszta firmy myślami jest już na działce albo w knajpie, a Ty siedzisz nad raportem tygodniowym. Tym samym co zawsze. Te same rubryki, ten sam układ, ta sama nuda. Szef przeczyta go w jedenaście sekund (jeżeli w ogóle), przeklika dalej i nikt nigdy nie wróci do niego z pytaniem. A jednak musi powstać. Bo "u nas się raportuje".
Albo gorzej: protokół ze spotkania (tzw. "minutki"), które było we wtorek. Jest czwartek. Sześć osób czeka, żeby się dowiedzieć, kto co miał zrobić i do kiedy, bo nikt sobie tego nie zapisał, a Ty byłeś tym frajerem, który "przecież robił notatki".
To jest podatek od dokumentacji. Płacisz go w godzinach, których nikt Ci nie odda. Protokoły, raporty, podsumowania - papiery, których nikt nie chce pisać, ale wszyscy chcą mieć. I tu mam dla Ciebie dobrą wiadomość: to jest dokładnie ta robota, którą AI zdejmuje z Twoich barków najłatwiej. Łatwiej niż maile, łatwiej niż prezentacje.
Dlaczego akurat to AI robi najlepiej
Zaraz w module szóstym będę Cię ostrzegał, że z kreatywnym pisaniem AI ma problem. Bo przy tekście kreatywnym nie ma jednej dobrej odpowiedzi, jest nieskończona wolność, a chatbot domyślnie wybiera środek i wychodzi z tego beżowa koszula.
Z dokumentacją jest odwrotnie. Tu nie ma wolności. Jest sztywny kształt, te same sekcje, ten sam porządek za każdym razem. To, czego najbardziej nienawidzisz w pisaniu raportu - że zawsze wygląda tak samo - jest dokładnie tym, co czyni go najprostszą rzeczą do oddania maszynie. Nuda bierze się z powtarzalności. A powtarzalność maszyna je na śniadanie.
I jeszcze jedno rozróżnienie, bo łatwo to pomylić z poprzednim rozdziałem. Tam, przy streszczeniach, chodziło o to, żeby z dużego zrobić małe. Ktoś Ci dał gotowy tekst, Ty go ściskasz. Tutaj jest na odwrót. Nikt Ci nie dał nic gotowego. Masz surowiec rozsiany po mailach, notatkach na serwetce i własnej głowie, a na końcu ma z tego wyjść dokument, którego ktoś od Ciebie oczekuje. I to nie raz, tylko w kółko, w tej samej formie.
Streszczanie to kompresja. To, o czym teraz, to produkcja.
Protokół: jeden surowiec, trzy dokumenty
Zacznijmy od protokołu, bo to najbardziej niewdzięczna z tych robót. Notatki ze spotkania streszczałeś już w rozdziale 4.2 - na własny użytek, żeby ogarnąć, co się działo. Protokół to co innego. Protokół to oficjalny zapis. Krąży po firmie, ludzie się na niego powołują, a za pół roku ktoś go wyciągnie i powie "przecież było ustalone".
Dlatego protokół musi robić jedną rzecz, której zwykłe streszczenie nie musi: oddzielać ustalenia od gadania. Co zostało zdecydowane, a co było tylko dyskusją. Kto za co odpowiada i do kiedy. Reszta to tło.
A skoro już dajesz chatbotowi swoje surowe notatki, to grzech wyciągnąć z nich tylko jedną rzecz. Z tego samego wsadu możesz dostać trzy.
Jesteś osobą, która prowadzi protokoły spotkań w mojej firmie. Dostaniesz moje surowe notatki - skróty, równoważniki zdań, czasem bałagan. Na ich podstawie przygotuj TRZY rzeczy.
1. PROTOKÓŁ w stałym formacie: - Spotkanie, data, uczestnicy (jeśli są w notatkach) - Ustalenia - co zostało zdecydowane (punkty, jedno zdanie każdy) - Zadania - tabela: zadanie | osoba | termin. Jeśli czegoś brakuje, wpisz "do ustalenia". Nie zgaduj terminów ani osób. - Otwarte kwestie - co zostało bez rozstrzygnięcia
2. KRÓTKI MAIL do uczestników - 5-6 zdań, podsumowujący ustalenia i kto co ma zrobić. Ton konkretny, uprzejmy, bez lania wody.
3. SAMĄ LISTĘ ZADAŃ - do wklejenia do naszego systemu, w formacie "osoba: zadanie (termin)".
Jeśli czegoś nie ma w notatkach, nie dopowiadaj. Lepsza luka niż wymysł.
Notatki: [WKLEJ]
Jeden wsad, trzy wyjścia. Protokół do archiwum, mail, który wysyłasz uczestnikom jeszcze tego samego dnia, i lista zadań, którą wklejasz tam, gdzie pilnujecie zadań. Robota, która zajmowała Ci pół godziny po spotkaniu, zajmuje dwie minuty plus przeczytanie.
Zwróć uwagę na "nie zgaduj". Wrócę do tego niżej, bo to jest miejsce, w którym ta wygoda potrafi się zemścić.
Raport cykliczny: format ustal raz, dokument rób w kółko
Raport tygodniowy, miesięczny, status projektu. Najnudniejszy gatunek dokumentacji, bo jego cała istota to powtarzalność. Co tydzień ten sam szkielet, zmienia się tylko mięso.
I właśnie dlatego to jest podręcznikowy przykład na to, czego uczyłeś się w module trzecim. Nie piszesz tego promptu od nowa za każdym razem. Definiujesz format raz - jako Projekt albo Custom GPT - a potem w piątek tylko wrzucasz tygodniowy surowiec i wychodzi gotowy raport w Twojej formie i Twoim tonem.
Jesteś asystentem do raportów tygodniowych. Format jest stały i ma się nie zmieniać między tygodniami:
- Co dowieźliśmy (3-5 punktów, konkretnie, z liczbami jeśli są) - Co się obsunęło i dlaczego (jedno zdanie na punkt) - Co blokuje i czego potrzebuję od innych - Plan na przyszły tydzień (3 punkty)
Zasady: piszesz krótko, bez przymiotników na siłę. Jeśli jakiejś rubryki nie ma w materiale, piszesz "brak" zamiast wymyślać. Liczby bierzesz wyłącznie z tego, co Ci dam.
Dorzucam raport z zeszłego tygodnia. Oznacz wyraźnie, co się zmieniło i co nadal wisi od tamtego razu.
Materiał z tego tygodnia: [WKLEJ lub załącz - odhaczone zadania, maile, notatki] Zeszłotygodniowy raport: [WKLEJ lub załącz]
Sztuczka jest w ostatnich dwóch linijkach. Dorzucasz poprzedni raport. Wtedy chatbot nie pisze raportu w próżni, tylko widzi ciągłość - co się ruszyło, co stoi w miejscu od trzech tygodni. A "co wisi od zeszłego razu" to akurat ta rubryka, którą człowiek zawsze pomija, bo wstyd przyznać, że temat się nie ruszył.
I uwaga na lanie wody. Raport, który ładnie wygląda i nic nie mówi, czytelnik wyczuwa w sekundę. "Podjęliśmy szereg działań zmierzających do optymalizacji procesu" to zdanie, za które w normalnej firmie powinno się dostać po łapach. Dlatego w prompcie wprost zakazujesz przymiotników na siłę i każesz pisać "brak", gdy czegoś nie ma. Lepszy raport, który mówi "w tym tygodniu nic, bo czekaliśmy na klienta", niż taki, który trzema akapitami ukrywa, że nic się nie wydarzyło.
Podsumowanie okresu: kto to przeczyta i po co
Trzeci gatunek to dłuższe podsumowanie. Koniec projektu, zamknięcie kwartału, przekazanie tematu komuś, kto wchodzi w to świeży. Tu nie chodzi już o sztywną rubrykę, tylko o syntezę z bałaganu, którą ktoś naprawdę przeczyta i na jej podstawie coś zdecyduje.
Dwie rzeczy zmieniają wszystko. Pierwsza: dla kogo to jest. Te same fakty inaczej opiszesz zarządowi, który nie zna szczegółów, a inaczej zespołowi, który siedzi w temacie po uszy. Druga: kolejność. Większość ludzi pisze podsumowania jak kryminał - napięcie rośnie, a rozwiązanie na końcu. Tymczasem czytelnik takiego dokumentu chce wniosku w pierwszym akapicie, a nie po trzech stronach dochodzenia.
Zrób mi z tego materiału podsumowanie projektu. Czytelnikiem jest [KTO - np. zarząd, który nie zna szczegółów / zespół, który zna kontekst]. Cel czytelnika: [np. decyzja, czy idziemy dalej].
Struktura jak odwrócona piramida: - Najpierw WNIOSEK i rekomendacja (3-4 zdania). Tak, żeby ktoś, kto przeczyta tylko to, wiedział, o co chodzi i co ma z tym zrobić. - Potem 3 liczby albo fakty, które ten wniosek podpierają. - Potem szczegóły dla tych, którzy chcą drążyć. - Na końcu ryzyka i to, czego jeszcze nie wiemy.
Bez wstępu typu "niniejszy raport". Zaczynasz od wniosku.
Materiał: [WKLEJ - notatki, maile, dane]
Odwrócona piramida to nie mój wymysł, tak pisze się depesze w agencjach prasowych od stu lat. Najważniejsze na górze, bo czytelnik może odpaść w każdej chwili. Zarząd odpadnie po trzech zdaniach, więc te trzy zdania muszą wystarczyć. Kto chce więcej, schodzi niżej. Kto nie chce, już wie, co ma zrobić.
Pułapka: dokument, który brzmi świetnie i kłamie
Teraz rzecz, dla której to wszystko może się obrócić przeciwko Tobie.
Chatbot nie znosi pustych pól. Jak w Twoich notatkach nie ma terminu, on chętnie dopisze "do końca tygodnia", bo tak wygląda kompletniej. Jak nie podałeś liczby, podsunie prawdopodobną. Jak nie było jasnej decyzji, sformułuje jakąś, bo protokół z decyzją wygląda mądrzej niż protokół bez.
I tu jest różnica między halucynacją w czacie a halucynacją w dokumencie. Czat zamykasz i tyle. Protokół zaczyna żyć własnym życiem. Krąży po mailach, ktoś się na niego powołuje, wymyślony termin staje się prawdą przez sam fakt, że został zapisany. W środę przychodzi mail "Marku, miałeś to skończyć do piątku, było w protokole", a Marek pierwszy raz słyszy o jakimkolwiek piątku.
Stąd to powtarzane "nie zgaduj" w każdym prompcie wyżej. Każ chatbotowi wpisywać "do ustalenia" zamiast wymyślać, i sam weryfikuj trzy rzeczy, które najłatwiej zmyślić: liczby, terminy i to, kto za co odpowiada. To trzydzieści sekund, a oszczędza nieporozumień.
Jest jeszcze druga pułapka, subtelniejsza. AI sprawia, że dokument robi się tak tanio, że zaczynasz produkować papiery, których nikt nie czyta. Skoro raport powstaje w dwie minuty, czemu nie robić go codziennie? Bo na jedyne pytanie, które się tu liczy, chatbot Ci nie odpowie: czy ten dokument ma w ogóle czytelnika. Jeśli nie ma - nie automatyzuj go. Zabij go. Najtańszy raport to ten, którego nie musisz pisać, bo nikomu nie był potrzebny.
Cały myk: zbuduj to raz
Wszystko, co wyżej, spina się w jedno. Te prompty są dobre na raz, ale ich prawdziwa siła wychodzi, kiedy przestajesz je wklejać.
Weź swój format protokołu, format raportu tygodniowego, swoje "nie zgaduj" i swój ton, i zamknij to w Projekcie albo Custom GPT z modułu trzeciego. Raz ustawione, działa co tydzień. Wtedy "dokument robi się sam" przestaje być przenośnią, a staje się tym, co realnie dzieje się w piątek o 16:50, kiedy Ty już jesteś na działce.
Jeszcze jedno
Pod każdym z tych dokumentów jest Twoje nazwisko, nie chatbota. Jak w protokole będzie zła kwota, to Ty się tłumaczysz szefowi, nie AI. Dlatego te trzydzieści sekund na przeczytanie przed wysłaniem nie podlega negocjacji. Nigdy.
Ale jest w tym głębszy układ, który warto zobaczyć. Ta nudna robota to w jakichś osiemdziesięciu procentach forma. Struktura, rubryki, przepisywanie tego samego trzeci raz. To wszystko oddajesz. Zostaje dwadzieścia procent, które naprawdę wymaga człowieka: jedno zdanie wniosku, rekomendacja, to "co z tego wynika". Czas, który zaoszczędziłeś na formie, wydaj właśnie na tę jedną myśl - bo to dla niej cały dokument w ogóle powstaje. Reszta to opakowanie.
I to jest chyba najlepsze, co AI robi z nudną robotą. Nie zwalnia Cię z myślenia. Zwalnia Cię z całej reszty, żebyś miał na myślenie czas.
Co dalej?
W następnym rozdziale wychodzimy poza okno czatu. Claude in Chrome - asystent, który siada w Twojej przeglądarce i sam klika tam, gdzie do tej pory klikałeś Ty.