Dostałeś maila z PDFem na 87 stron i tekstem: "rzuć okiem, daj znać co myślisz, za godzinę się złapiemy". Nie masz szans tego przeczytać.
Możesz wybierać: udawać że przeczytałeś albo zadzwonić i powiedzieć "nie zdążę". Dziś masz trzecią opcję. Albo..... Wrzucasz PDF do chatbota, dostajesz sensowne streszczenie w dwie minuty, na spotkanie wchodzisz przygotowany lepiej niż połowa zespołu.
Ten rozdział nie jest o tym, że "AI streszcza dokumenty". To już wiesz. Ten rozdział jest o tym, jak streszczać dobrze, czyli tak, żebyś mógł na tym oprzeć decyzję, a nie tylko zaimponować na spotkaniu zdaniem ze wstępu.
Streszczenie to nie jest jedna rzecz
Pierwszy błąd, który robią ludzie: piszą do chatbota "streść mi to". Dostają coś co wygląda jak streszczenie z tylnej okładki książki. Trzy akapity, każdy o niczym konkretnym.
Problem nie leży po stronie chatbota. Leży po stronie promptu. "Streść mi to" to życzenie, a nie instrukcja. Chatbot nie wie, czy to ma być pięć zdań dla zarządu, czy szczegółowa rozpiska na potrzeby Twojej własnej decyzji.
Streszczenie ma sens, kiedy wiesz, po co Ci ono. Cztery najczęstsze sytuacje:
Streszczenie decyzyjne. Masz zdecydować, czy podpisać umowę, kupić produkt, wziąć projekt. Potrzebujesz wyciągnięcia plusów, minusów, pułapek i tego, czego brakuje. Forma: trzy sekcje, konkretnie.
Streszczenie operacyjne. Trafił do Ciebie raport albo dokumentacja, którą musisz znać, ale nie chcesz znać na pamięć. Potrzebujesz mapy: o czym jest, gdzie szukać konkretów. Forma: spis treści z jednoliniowym opisem każdej sekcji.
Streszczenie do pamięci. Przeczytałeś coś dobrego i chcesz to zatrzymać. Za miesiąc nie wrócisz do całego tekstu, ale do streszczenia tak. Forma: kluczowe tezy, najlepsze cytaty, własne wnioski.
Streszczenie do dyskusji. Idziesz na spotkanie, gdzie tematem jest "ten dokument". Musisz znać linię argumentacji autora, żeby móc się ustosunkować, dopytać, podważyć. Forma: główna teza, podpierające argumenty, słabe punkty rozumowania.
Każda z tych sytuacji wymaga innego promptu. Ten sam dokument, cztery różne streszczenia, cztery różne wartości. Kiedy zaczniesz pytać konkretnie, dostaniesz konkretnie.
Prompt, którego używam
Pokazałem Ci szablon w rozdziale 2.6. Tutaj rozwijam, bo szablon to start, a ja już wiem co działa.
Jesteś analitykiem dokumentów dla zapracowanego managera. Twoja praca polega na tym, że ja nie muszę czytać tekstu, ale po Twoim streszczeniu wiem dokładnie, czy muszę. Przygotuj streszczenie w czterech częściach:
(1) Esencja w jednym zdaniu - o czym to jest i dlaczego ktoś to napisał.
(2) Pięć kluczowych tez - punkty, każdy maksymalnie dwa zdania. Konkretne stwierdzenia, nie ogólniki.
(3) Co tu jest nowego / zaskakującego - to, czego nie wiedziałbym z ogólnej wiedzy o temacie. Jeśli nic - napisz "nic, znana wiedza w nowym opakowaniu".
(4) Czego nie wiem po przeczytaniu tego streszczenia, a powinienem przed [mój cel] - lista pytań / luk, które wymagają sięgnięcia do oryginału lub dopytania.
Mój cel w stosunku do tego dokumentu: [WPISZ - np. "decyzja o podpisaniu umowy" / "wystąpienie na konferencji" / "rozmowa z klientem"].
Nie oszczędzaj na czwartym punkcie - to dla mnie najważniejsza część. Tekst: [WKLEJ TEKST lub zamieść jako plik txt]
Dlaczego ten prompt działa lepiej niż "streść mi to"?
Punkt pierwszy zmusza chatbota do podjęcia decyzji o tym, co jest najważniejsze. Nie pozwala uciec w "ten dokument porusza wiele istotnych zagadnień".
Punkt trzeci jest filtrem na lanie wody. Większość streszczeń jest okraszona stwierdzeniami typu "kluczową kwestią jest właściwa komunikacja". Wiadomo, że jest. Po co mi to w streszczeniu?
Punkt czwarty zmienia chatbota w analityka. Zamiast streszczać tekst, streszcza Twoją lukę informacyjną względem tekstu. Nagle widzisz, czy w ogóle warto otwierać oryginał, a jeśli tak, to po co i gdzie patrzeć.
Cel na końcu jest kluczowy. "Decyzja o podpisaniu umowy" zwróci Ci uwagę na inne rzeczy niż "wystąpienie na konferencji". Bez celu chatbot domyślnie wybiera "ogólne zrozumienie", a to jest właśnie ten bezbarwny środek, którego nikt nie potrzebuje.
Pułapka chatbota leniwego
Drugi błąd: pytasz raz, dostajesz pierwsze streszczenie, idziesz dalej. To jest zła robota, nawet jeśli wynik wygląda OK.
Chatboty potrafią pominąć część treści. Jeżeli mogą skupić się na pierwszych dziesięciu stronach Twojego dokumentu i zignorować resztę, możliwe, że zignorują (zwłaszcza przy dłuższych plikach). Jeżeli mogą uciec w generalizacje zamiast wymieniać konkrety, uciekną.
Sposób walki z tym jest banalny: zadawaj kontrolne pytania.
Po pierwszym streszczeniu pytasz: "Sprawdź, czy w sekcji [konkretna] jest mowa o [konkretna rzecz, którą podejrzewasz]." Albo: "Czy ten dokument zawiera dane liczbowe? Wymień je wszystkie." Albo: "Co autor mówi w ostatnich dziesięciu stronach? Te najczęściej giną w streszczeniach."
Możesz dostać odpowiedź, która Cię zaskoczy. "Tak, na stronie 64 autor podaje konkretne ceny", chociaż w streszczeniu nie było o tym ani słowa. Wtedy wracasz: "Przygotuj nowe streszczenie, uwzględniając ceny i wszystkie liczby."
To jest iteracja, o której rozmawialiśmy w innym rozdziale. Streszczenia są jednym z miejsc na jej zastosowanie.
Token economy, czyli dlaczego kopiujesz tekst, a nie wgrywasz pliki
Mała uwaga praktyczna. Jeżeli masz wybór między wklejeniem treści dokumentu a załączeniem pliku PDF / Word, wybieraj wklejenie. Ewentualnie zamieszczaj pliki txt / md.
Powód jest prosty. Każdy chatbot ma limit okna kontekstowego (ile tekstu może przeprocesować naraz) i każda rozmowa zużywa "tokeny" (jednostki przetwarzania, za które płacisz albo które zjadają Twój darmowy limit). PDF to nie czysty tekst. To formatowanie, czcionki, układ stron, obrazki, metadane. Załączając PDF, każesz chatbotowi zużywać tokeny na rzeczy, które nie wnoszą nic do zrozumienia treści.
Skopiowanie tekstu i wklejenie go do okna czatu jest bardziej oszczędne. Często dwukrotnie albo trzykrotnie. To samo dotyczy Worda, prezentacji PowerPoint, stron internetowych.
Wyjątki są dwa. Po pierwsze, jeżeli formatowanie ma znaczenie merytoryczne (tabele finansowe, układ infografiki, znaczniki w dokumencie prawnym). Po drugie, jeżeli dokument zawiera obrazy, które niosą informację (wykresy, diagramy, zdjęcia istotne dla treści). W obu przypadkach plik jest niezbędny.
W innych sytuacjach: skopiuj, wklej, oszczędzaj kontekst dla iteracji. To jest mała sztuczka, która nic nie kosztuje (poza minutą czasu), a daje Ci 30-40% więcej miejsca na rzeczywistą pracę.
Notatki ze spotkań to inny gatunek
- Streszczanie spotkań różni się od streszczania dokumentów dwoma rzeczami. Po pierwsze, źródło jest chaotyczne. Twoje notatki to nie jest spójny tekst, tylko strzępki: "Marek - API piątek, Ania design - czeka na wsad, problem z dostawcą - alternatywy?, Ogólne - ktoś urwał trzymadełko na papier w WC". Albo dostajesz transkrypcję z Teamsa, która wygląda jak rozmowa pijanych, bo ludzie sobie przerywają, mówią jednocześnie i nie kończą zdań.
Po drugie, format wyjścia jest standardowy. Każde podsumowanie spotkania ma mieć te same sekcje: ustalenia, zadania, otwarte pytania. Twój zespół ma się przyzwyczaić, że tak to wygląda za każdym razem. Konsystencja jest tu ważniejsza niż kreatywność.
Z chaotycznych notatek do schludnego podsumowania
Najprostsza wersja, której używam:
Jesteś asystentem zarządu, który specjalizuje się w przekuwaniu chaotycznych notatek na czytelne podsumowania spotkań. Dostaniesz fragmenty notatek - skróty, niepełne zdania. Twoja praca: zrekonstruować, co się działo, i zapisać w standardowym formacie:
Spotkanie: [temat - wywnioskuj z notatek] Data: [jeśli podana] Uczestnicy: [jeśli wymienieni]
Ustalenia - co zostało zdecydowane (3-7 punktów, każdy w jednym zdaniu)
Zadania - tabela z trzema kolumnami: zadanie, osoba, termin. Jeśli czegoś brakuje (np. terminu), wpisz "do ustalenia". Nie zgaduj.
Otwarte pytania - to, co nie zostało rozstrzygnięte i wymaga dalszej dyskusji.
Czego nie ma w notatkach - jeśli widzisz lukę (np. brak konkretów do tematu, który był ważny), zaznacz to. Ja zdecyduję, czy to dopytać.
Notatki: [WKLEJ NOTATKI]
Dwie rzeczy są tu kluczowe. "Nie zgaduj" przy terminach. Bo chatbot lubi powiedzieć "do końca tygodnia", chociaż w notatkach nikt o terminie nie wspomniał. To prowadzi do tego, że w środę trafia mail "Marku, miałeś to zrobić do końca tygodnia, prawda?", a Marek nie wie, o co chodzi. Lepsze "do ustalenia" niż wymyślony termin.
I sekcja "Czego nie ma" - bo dobrze zrobione podsumowanie pokazuje też, gdzie spotkanie nie dało odpowiedzi.
Z transkrypcji do podsumowania
Jeżeli używasz Teamsa, Google Meet, Zoom albo dedykowanych narzędzi, dostajesz transkrypcję. Tu prompt jest podobny, ale dochodzi jeden krok wstępny: chatbot musi przejść przez gadaninę i wyciągnąć z niej sygnał.
Dostaniesz transkrypcję spotkania zespołu. Transkrypcja jest surowa - ludzie sobie przerywają, są dygresje, są fragmenty bez znaczenia (small talk, problemy techniczne typu "słyszysz mnie?", powtórzenia). Twoja praca w dwóch krokach:
Krok 1. Wymień kluczowe wątki, jakie pojawiły się podczas spotkania. Pomijaj small talk, dygresje, kwestie problemów technicznych spotkania. Daj 5-10 wątków, każdy w jednym zdaniu.
Krok 2. Dla każdego wątku z kroku 1 napisz: kto się wypowiadał, jakie było stanowisko, czy zapadła decyzja, kto co ma zrobić.
Na końcu - tabela zadań (kto, co, do kiedy) i lista otwartych pytań.
Jeżeli w jakimś miejscu nie jesteś pewien, kto co powiedział (transkrypcje gubią mówców), oznacz to znakiem "?".
Transkrypcja: [WKLEJ]
Dwustopniowość ma znaczenie. Pierwszy krok zmusza chatbota do uporządkowania chaosu. Drugi krok jest już prosty, bo pracuje na uporządkowanych wątkach, nie na całej transkrypcji.
Zanim wkleisz transkrypcję
Krótka sprawa, do której wrócę szerzej w module o bezpieczeństwie. Transkrypcje spotkań to często wrażliwe dane: nazwy klientów, kwoty, plany strategiczne, czasem dane osobowe. Zanim cokolwiek wkleisz do publicznego chatbota, sprawdź dwie rzeczy: politykę prywatności narzędzia (czy używa Twoich danych do trenowania modeli) i politykę swojej firmy (czy w ogóle wolno Ci tego dokumentu używać poza systemem firmowym).
Streszczanie wielu dokumentów naraz
Zaawansowane zastosowanie, ale przydatne. Masz pięć ofert od podwykonawców i chcesz porównać. Albo trzy raporty branżowe i chcesz znaleźć wspólne wnioski. Albo dwadzieścia notatek z rozmów z klientami i chcesz wyciągnąć powtarzające się tematy.
Tutaj prompt zmienia kierunek. Nie streszczasz pojedynczych dokumentów, tylko szukasz wzorców między nimi.
Dostaniesz [n] dokumentów tego samego typu: [TYP, np. "ofert od potencjalnych podwykonawców budowlanych"]. Twoje zadanie:
(1) Znajdź wspólne elementy - co występuje we wszystkich / większości dokumentów.
(2) Znajdź różnice - co odróżnia poszczególne dokumenty od siebie.
(3) Stwórz tabelę porównawczą z kluczowymi parametrami w wierszach i dokumentami w kolumnach.
(4) Wskaż sygnały ostrzegawcze - to, co w którymkolwiek z dokumentów wygląda podejrzanie, niejasno albo czego brakuje (np. brak konkretnych terminów, niejasne ceny, nietypowe warunki).
(5) Rekomendacja - który dokument wygrywa pod jakim kątem i jakie pytania trzeba zadać, zanim podejmie się decyzję.
Dokumenty: [POD KAŻDYM PODAJ ETYKIETĘ I WKLEJ TREŚĆ]
Punkt czwarty to znowu mój ulubiony. Sygnały ostrzegawcze są tym, co w pojedynczym streszczeniu często umyka. Dopiero porównanie pokazuje, że jeden z podwykonawców nie podał terminu, drugi ma podejrzanie niską cenę, trzeci wymaga przedpłaty 100%. Wszystkie wyglądały OK osobno. Razem widać, że trzeba dopytać.
Cztery rzeczy, które warto sobie zapisać
Streszczenie nie zastępuje dokumentu, tylko decyzję. Jeżeli streszczenie wystarczy Ci, żeby podjąć decyzję - świetnie. Jeżeli nie - musisz iść do oryginału. Streszczenie ma Ci ułatwić tę nawigację, nie zastąpić ją.
Halucynacja w streszczeniu jest gorsza niż halucynacja w odpowiedzi. Bo jeżeli chatbot Ci coś wymyśli w odpowiedzi, masz szansę zauważyć (bo znasz temat). Jeżeli wymyśli coś w streszczeniu dokumentu, którego nie czytałeś, nie masz jak sprawdzić. Dlatego przy streszczeniach kluczowych dokumentów (umów, decyzji, raportów finansowych) zawsze weryfikuj kluczowe punkty w oryginale.
Format powtarzalnych streszczeń zdefiniuj raz i trzymaj się. Jeżeli co tydzień streszczasz raport sprzedażowy, podsumowania spotkań, albo notatki z rozmów z klientami - zrób Custom GPT albo Projekt z gotowym promptem. Twój zespół przyzwyczai się do struktury. Ty nie tracisz dwóch minut na pisanie tego samego promptu od nowa. Wracamy do tego, co budowaliśmy w module 3 tego kursu.
Co dalej?
W następnym rozdziale zabieramy się za prezentacje. Strukturę, punkty i nawet slajdy.